Anforderungen im Fachverfahren umsetzen und gegenüber der Aufsicht belegen.
Eine gemeinsame Wissensgrundlage für Fachbereich, IT und Datenschutz: geprüfte Werke, darauf begrenzte Agenten und Prüfraster, die sich in Dienstanweisungen und Aktenführung einhängen lassen.
Typische Ausgangssituationen
Die Zuständigkeit ist geregelt — offen ist, wie eine Anforderung im Fachverfahren ankommt und wie sie belegt wird.
Sechs Themenbereiche
Dieselbe fachliche Grundlage wie in den anderen Welten — hier auf Fachverfahren, Zuständigkeiten und Nachweise übersetzt.
Informationssicherheit und Notfallvorsorge
Sicherheitspflichten in Fachverfahren und Betrieb verankern.
Datenschutz und Auftragsverarbeitung
Verarbeitungen begründen und Betroffenenrechte bearbeiten.
KI-Einsatz und Governance
Rollen, Grenzen und Freigaben für den KI-Einsatz klären.
Barrierefreiheit und digitale Angebote
Digitale Angebote gegen die Anforderungen prüfen.
Personal und interne Meldewege
Meldewege einrichten und Aufzeichnungspflichten erfüllen.
Nachweisführung und Prüfungen
Sachstände so ablegen, dass sie eine Prüfung überstehen.
Fachliche Grundlage sind die gemeinsamen Fachgebiete
Was am Ende vorliegt
Jedes Verfahren endet in einem Dokument, das zur Akte passt.
Anwendungsfälle in der Verwaltung
Jeder Fall endet in einem Dokument, das eine Prüfung überlebt: ein Prüfergebnis, eine Freigabe, ein Nachweis.
Häufig der Anfang
Ein Titel kann in mehreren Kontexten passen. Diese drei bilden häufig den Anfang.
So funktioniert es in diesem Kontext
Dieselben drei Ebenen wie überall — hier auf Zuständigkeit und Nachweis ausgerichtet.
Gemeinsame Wissensgrundlage
Eine Fassung für alle Fachbereiche, mit Quellenverzeichnis, Prüfbericht und dokumentiertem Stand.
Anwendung im Fachbereich
Fragen werden aus dem Werk beantwortet, mit Kapitelbezug — unabhängig davon, wer fragt.
In Abläufe einhängen
Prüfraster und Ergebnisformate, die sich in Dienstanweisungen und Aktenführung einfügen.
Kein Warenkorb, sondern ein geklärter Einstieg
Teamlizenz und Pilot werden gemeinsam festgelegt — Umfang, Rollen und Konditionen stehen vor der Beschaffung fest.
Pilot
Sechs bis acht Wochen, ein Thema, ein Fachbereich, definiertes Ergebnis.
Teamlizenz
Zugänge für die betroffenen Rollen eines Fachbereichs, jährlich abgerechnet.
Beschaffung
Angebot auf Anfrage, geeignet für eine Direktbeschaffung unterhalb der Schwelle.
Einführung und Ansprechpartner
Einweisung der Rollen und eine benannte Stelle für Rückfragen im Betrieb.
Konditionen nach Umfang und Nutzerzahl · Angebot mit Leistungsbeschreibung für die Vergabeunterlagen
Welche Daten verarbeitet werden — und welche nicht
Was heute verfügbar ist, steht als verfügbar. Was noch entsteht oder vertraglich geklärt wird, ist entsprechend gekennzeichnet.
Wie eine Einführung organisiert wird
Bereitstellung, Zugänge und Lizenzen bestimmen, wie weit ein AgentBook in das Haus reicht.
Betriebsmodell
- Zugang über den Browser, ohne Installation — verfügbar
- Betrieb in der EU, Auftragsverarbeitung vertraglich geregelt — individuell zu klären
- Abstimmung mit dem eigenen IT-Dienstleister oder Rechenzentrum — individuell zu klären
Rollen und Rechte
- Lesende Nutzung und Agent-Nutzung getrennt steuerbar — verfügbar
- Administration für Zuweisung und Entzug von Zugängen — geplant
- Anbindung an bestehende Identitätsverwaltung — geplant
Teamlizenzen
- Lizenz je Werk und Nutzerzahl, jährlich abgerechnet — verfügbar
- Themenpakete über mehrere Werke einer Themenwelt — verfügbar
- Hausweite Lizenz mit Fassungspflege — individuell zu klären
Nur als verfügbar gekennzeichnete Punkte sind heute im Einsatz · Geplantes wird im Pilot verbindlich terminiert
Was eine Aussage prüfbar macht
Für Aufsicht, Rechnungsprüfung und die eigene Aktenführung zählt, woher eine Aussage stammt und auf welcher Fassung sie beruht.
- Kein Rechtsrat und keine Prüfung eines Einzelfalls.
- Kein generischer KI-Assistent auf euren Verwaltungsdaten.
- Keine Zertifizierung und kein Nachweis nach einem Prüfschema — aber die dokumentierte Vorarbeit, die eine Prüfung erwartet.
In vier Schritten zum belastbaren Urteil
Ein Pilot läuft auf einem Thema, in einem Fachbereich, mit einem definierten Ergebnis — sechs bis acht Wochen.
Anwendungsfall festlegen
Ein Thema, ein Fachbereich, ein Ergebnisformat — und die Frage, woran der Pilot gemessen wird.
Zugänge einrichten
Fünf bis fünfzehn Personen, Rollen geklärt, Datenverwendung vertraglich geregelt.
Verfahren anwenden
Das Prüfraster läuft an echten Vorgängen, die Ergebnisse werden aktenfähig abgelegt.
Auswerten und entscheiden
Ergebnisqualität, Zeitaufwand und Nachweisfähigkeit als Grundlage für die Beschaffung.
Pilot anfragen
Schreib uns, welches Thema drückt und in welchem Fachbereich es angewendet werden soll. Wir melden uns mit einem Vorschlag für Umfang, Dauer und Ergebnis.
- Sechs bis acht Wochen, ein Thema, ein Fachbereich
- Fester Umfang, feste Konditionen, definiertes Ergebnis
- Auf Wunsch mit Datenschutzprüfung und Beteiligung des Personalrats vorab
Antwort in zwei Arbeitstagen · Keine Weitergabe an Dritte · Datenschutz